Polityka Prywatności

§ 1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych zbieranych za pośrednictwem serwisu internetowego fachowapraca.pl oraz aplikacji app.fachowapraca.pl (dalej łącznie: „Serwis") jest Akylzhan Baltassov prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą z siedzibą w Krakowie, NIP: 6793200003 (dalej: „Administrator").

Kontakt z Administratorem w sprawach dotyczących danych osobowych jest możliwy pod adresem e-mail: kontakt@fachowapraca.pl.

Niniejsza Polityka dotyczy danych osób odwiedzających stronę fachowapraca.pl, użytkowników aplikacji (właścicieli kont oraz dodanych przez nich pracowników) oraz – w zakresie opisanym w § 8 i § 9 – klientów końcowych firm korzystających z Serwisu.

§ 2. Podstawy prawne przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe na następujących podstawach prawnych, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO):

• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą (np. zapis na newsletter, zgoda na cookies analityczne i reklamowe),
• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem (np. rejestracja konta, świadczenie usług subskrypcji, obsługa płatności),
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego (np. wystawianie faktur i przechowywanie dokumentacji księgowej przez 5 lat),
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora (np. analityka serwisu, zapewnienie bezpieczeństwa, dochodzenie i obrona roszczeń, marketing własnych usług wobec obecnych klientów).

§ 3. Cele i zakres przetwarzania danych

3.1 Rejestracja i korzystanie z Serwisu

W celu założenia i obsługi Konta użytkownika Administrator przetwarza:

• imię i nazwisko lub nazwę,
• adres e-mail,
• numer telefonu (jeśli został podany),
• dane firmy uzupełnione w ustawieniach Konta (NIP, adres, liczba pracowników, logotyp),
• dane logowania (hasło w postaci zaszyfrowanej),
• dane pracowników dodanych do Konta jako użytkownicy dodatkowi (imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu),
• dane techniczne związane z korzystaniem z aplikacji (adres IP, identyfikator urządzenia i przeglądarki, logi zdarzeń) – w celu zapewnienia bezpieczeństwa i diagnozowania błędów.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (dane niezbędne do zawarcia i wykonania umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (dane techniczne). Podanie danych oznaczonych jako wymagane jest niezbędne do zawarcia umowy – bez nich rejestracja jest niemożliwa.

3.2 Realizacja subskrypcji, płatności i faktur

W celu obsługi płatności za subskrypcję Administrator przetwarza dane niezbędne do rozliczenia i wystawienia faktury VAT (nazwa firmy, NIP, adres, adres e-mail, historia płatności). Płatności obsługuje operator Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irlandia, oraz Stripe, Inc., USA), który przetwarza dane karty płatniczej we własnym zakresie – Administrator nie przechowuje numerów kart. Faktury wystawiane są przy użyciu systemu inFakt (inFakt Sp. z o.o., Kraków) i przesyłane na adres e-mail użytkownika.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO.

3.3 Komunikacja, obsługa klienta i wiadomości systemowe

W celu odpowiedzi na pytania i obsługi zgłoszeń Administrator przetwarza adres e-mail, numer telefonu oraz treść korespondencji. Serwis korzysta z narzędzia Crisp (crisp.chat) do obsługi czatu na stronie. Crisp może przechowywać dane rozmów na swoich serwerach – więcej informacji w polityce prywatności Crisp dostępnej na stronie crisp.chat.

Wiadomości e-mail generowane przez Serwis wysyłane są za pośrednictwem dostawcy Resend (Resend, Inc., USA). Obejmują one:

• wiadomości niezbędne do obsługi Konta – potwierdzenie rejestracji, resetowanie hasła, zaproszenia dla pracowników, powiadomienia o płatnościach i fakturach, informacje o zmianach Regulaminu lub cen, komunikaty dotyczące bezpieczeństwa; z tych wiadomości nie można zrezygnować w czasie trwania umowy,
• wiadomości wdrożeniowe w trakcie Okresu Próbnego i po jego zakończeniu – seria e-maili z instrukcjami i wskazówkami dotyczącymi korzystania z funkcji Serwisu, przypomnienia o końcu Okresu Próbnego oraz informacje o dostępnych Planach; z tych wiadomości można zrezygnować w każdej chwili, klikając link rezygnacji w wiadomości lub kontaktując się z Administratorem.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wiadomości niezbędne do wykonania umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na wsparciu użytkownika we wdrożeniu Serwisu, z którego korzystania sam wystąpił).

3.4 Newsletter i marketing

Newsletter oraz komunikaty marketingowe niezwiązane z wdrożeniem Serwisu (np. promocje, oferty specjalne, treści branżowe) wysyłane są wyłącznie po uzyskaniu odrębnej zgody użytkownika. Użytkownik może w każdej chwili wycofać tę zgodę, klikając link rezygnacji w każdej wiadomości lub kontaktując się z Administratorem. Wiadomości te również wysyłane są za pośrednictwem dostawcy Resend.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda).

3.5 Analityka i remarketing

Serwis korzysta z następujących narzędzi analitycznych i reklamowych podmiotów trzecich:

• Google Analytics (Google LLC) – narzędzie do analizy ruchu na stronie. Dane mogą być przekazywane do serwerów Google w USA. Google LLC przystąpiła do ram DPF (Data Privacy Framework), co zapewnia odpowiedni poziom ochrony. Więcej informacji: policies.google.com/privacy.
• Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Ltd.) – narzędzie remarketingowe pozwalające na wyświetlanie reklam osobom odwiedzającym Serwis za pośrednictwem platformy Facebook/Instagram. Więcej informacji: facebook.com/privacy/policy.
• PostHog (PostHog, Inc.) – narzędzie do analityki produktowej umożliwiające śledzenie zdarzeń, analizę lejków konwersji, nagrywanie sesji oraz zarządzanie flagami funkcji (feature flags). Administrator korzysta z PostHog EU Cloud – dane przechowywane są na serwerach zlokalizowanych w Unii Europejskiej (Frankfurt, Niemcy). Dostawcą narzędzia jest spółka amerykańska; ewentualny dostęp do danych z USA (np. w ramach wsparcia technicznego) odbywa się na podstawie Standardowych Klauzul Umownych (SCC). Więcej informacji: posthog.com/privacy.

Korzystanie z powyższych narzędzi wiąże się z używaniem plików cookies. Użytkownik może wyrazić lub wycofać zgodę na cookies za pośrednictwem banera cookies wyświetlanego przy pierwszej wizycie w Serwisie.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda na cookies analityczne i reklamowe).

3.6 Powiadomienia SMS do klientów użytkownika

Serwis umożliwia firmom korzystającym z aplikacji automatyczną wysyłkę wiadomości SMS do ich klientów (klientów końcowych), w szczególności przypomnień o zaplanowanej wizycie (24 godziny i 1 godzinę przed terminem), próśb o potwierdzenie terminu oraz przypomnień o przeglądzie okresowym. Wiadomość zawiera link do strony potwierdzenia w domenie fachowapraca.pl (w tym app.fachowapraca.pl).

W związku z wysyłką SMS przetwarzane są:

• numer telefonu klienta końcowego,
• treść wiadomości (imię klienta, nazwa firmy użytkownika, data, godzina i rodzaj wizyty, adres),
• status doręczenia wiadomości oraz data i godzina wysyłki,
• fakt kliknięcia linku potwierdzającego oraz data i godzina potwierdzenia lub prośby o zmianę terminu.

Wysyłka SMS realizowana jest za pośrednictwem dostawcy Twilio (Twilio Inc., USA; przekazanie danych na podstawie decyzji o adekwatności – Data Privacy Framework – lub Standardowych Klauzul Umownych). Administratorem danych klientów końcowych jest firma korzystająca z Serwisu, która zleca wysyłkę; Administrator Serwisu przetwarza te dane jako podmiot przetwarzający na jej polecenie, zgodnie z § 8. Wiadomości SMS mają charakter wyłącznie serwisowy (dotyczą zamówionej usługi) i nie zawierają treści marketingowych.

Podstawa prawna: art. 28 RODO (powierzenie); po stronie firmy korzystającej z Serwisu – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy z klientem końcowym).

§ 4. Pliki cookies

Serwis używa plików cookies, czyli małych plików tekstowych zapisywanych na urządzeniu użytkownika. Wyróżniamy następujące kategorie cookies:

• Niezbędne (techniczne) – konieczne do prawidłowego działania Serwisu (np. sesja logowania, preferencje, zapamiętanie wyboru dotyczącego cookies). Nie wymagają zgody użytkownika.
• Analityczne – zbierane przez Google Analytics oraz PostHog w celu analizy sposobu korzystania z Serwisu, śledzenia zdarzeń i nagrywania sesji. Wymagają zgody.
• Reklamowe / remarketingowe – zbierane przez Meta Pixel w celu personalizacji reklam. Wymagają zgody.

Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia cookies w swojej przeglądarce lub za pośrednictwem panelu zarządzania zgodami dostępnego w Serwisie. Wyłączenie cookies technicznych może uniemożliwić korzystanie z niektórych funkcji Serwisu.

§ 5. Okres przechowywania danych

Administrator przechowuje dane osobowe przez następujące okresy:

• Dane Konta użytkownika i dane wprowadzone do aplikacji – przez czas trwania umowy (aktywna subskrypcja lub okres próbny), a po jej zakończeniu – w formie nieaktywnej – przez 12 miesięcy, aby umożliwić powrót do Serwisu z zachowaniem danych, po czym są trwale usuwane; wcześniej na wniosek użytkownika.
• Dane do faktur i dokumentacja księgowa – przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym wystawiono fakturę (obowiązek prawny).
• Logi wysyłki SMS do klientów końcowych (numer odbiorcy, status doręczenia, data) – nie dłużej niż 12 miesięcy od wysyłki; u dostawcy Twilio zgodnie z jego polityką retencji.
• Logi wysyłki e-mail do użytkowników (adres odbiorcy, status doręczenia, data) – nie dłużej niż 12 miesięcy od wysyłki; u dostawcy Resend zgodnie z jego polityką retencji.
• Korespondencja i zgłoszenia do supportu – przez 12 miesięcy od zakończenia sprawy.
• Logi serwerowe i dane bezpieczeństwa – do 90 dni, chyba że są niezbędne do wyjaśnienia incydentu bezpieczeństwa.
• Dane analityczne (Google Analytics) – zgodnie z ustawieniami przechowywania danych w Google Analytics (domyślnie 14 miesięcy).
• Dane analityczne (PostHog) – zgodnie z ustawieniami przechowywania danych w projekcie PostHog (domyślnie 1 rok). Nagrania sesji są przechowywane przez maksymalnie 3 miesiące.
• Dane marketingowe (newsletter) – do czasu wycofania zgody przez użytkownika.
• Dane niezbędne do dochodzenia lub obrony roszczeń – do upływu terminów przedawnienia roszczeń.

§ 6. Odbiorcy danych i przekazywanie poza EOG

Dane użytkowników mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców (podmiotom przetwarzającym dane na zlecenie Administratora lub odrębnym administratorom):

• Supabase, Inc. – hosting bazy danych, plików i uwierzytelniania aplikacji (USA; przekazanie danych na podstawie Standardowych Klauzul Umownych),
• Netlify, Inc. – hosting strony fachowapraca.pl (USA; przekazanie danych na podstawie Standardowych Klauzul Umownych),
• Twilio Inc. – wysyłka wiadomości SMS (USA; przystąpił do DPF / Standardowe Klauzule Umowne),
• Resend, Inc. – wysyłka wiadomości e-mail generowanych przez Serwis (USA; przekazanie danych na podstawie Standardowych Klauzul Umownych),
• Stripe Payments Europe Ltd. (Irlandia) oraz Stripe, Inc. (USA; przystąpił do DPF) – operator płatności,
• inFakt Sp. z o.o. (Polska) – system do wystawiania faktur,
• Google LLC – analityka (USA; przystąpił do DPF),
• PostHog, Inc. – analityka produktowa (dane przechowywane w UE – PostHog EU Cloud, Frankfurt; dostawca z USA, dostęp na podstawie Standardowych Klauzul Umownych),
• Meta Platforms Ireland Ltd. – remarketing (UE/USA),
• Crisp IM SAS – obsługa czatu (Francja, EOG),
• Biuro rachunkowe lub księgowy Administratora – w zakresie niezbędnym do obsługi finansowej,
• Organy publiczne – wyłącznie gdy Administrator jest do tego zobowiązany przepisami prawa.

Część odbiorców ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych, tj. poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Przekazanie danych do tych podmiotów odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-U.S. Data Privacy Framework) – w przypadku podmiotów, które do niego przystąpiły – lub na podstawie Standardowych Klauzul Umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), z zastosowaniem dodatkowych zabezpieczeń, w tym szyfrowania danych w transmisji i w spoczynku. Stosowane zabezpieczenia to umowy powierzenia i Standardowe Klauzule Umowne publikowane przez tych dostawców; ich kopię można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

Administrator nie sprzedaje danych osobowych i nie udostępnia ich podmiotom trzecim do ich własnych celów marketingowych.

§ 7. Prawa użytkownika

Każdemu użytkownikowi, którego dane przetwarza Administrator, przysługują następujące prawa:

• Prawo dostępu do danych – użytkownik może zażądać informacji o tym, jakie dane są przetwarzane i w jakim celu.
• Prawo do sprostowania – użytkownik może żądać poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym") – użytkownik może żądać usunięcia swoich danych, jeśli nie ma podstawy prawnej do ich dalszego przetwarzania.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania – użytkownik może żądać wstrzymania przetwarzania danych w określonych przypadkach.
• Prawo do przenoszenia danych – użytkownik ma prawo otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie (np. CSV lub JSON) – eksport realizowany jest na wniosek w terminie 14 dni.
• Prawo sprzeciwu – użytkownik może sprzeciwić się przetwarzaniu danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora.
• Prawo do wycofania zgody – w przypadku przetwarzania na podstawie zgody, użytkownik może ją wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem.
• Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – użytkownik ma prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl), jeśli uważa, że przetwarzanie jego danych narusza przepisy RODO.

W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem: kontakt@fachowapraca.pl. Administrator odpowie na żądanie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 30 dni.

§ 8. Powierzenie danych osobowych klientów i pracowników użytkownika

W ramach korzystania z Serwisu użytkownik wprowadza do systemu dane osobowe swoich klientów końcowych i pracowników (np. imiona, nazwiska, adresy, numery telefonów, dane urządzeń i historię wizyt). W takiej sytuacji:

• użytkownik (firma korzystająca z Serwisu) jest administratorem tych danych w rozumieniu RODO i odpowiada za ich zgodne z prawem pozyskanie oraz za spełnienie obowiązku informacyjnego wobec swoich klientów,
• Administrator Serwisu jest podmiotem przetwarzającym dane w imieniu użytkownika i przetwarza je wyłącznie w celu świadczenia usług określonych w Regulaminie.

Strony zawierają umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, której treść stanowi Załącznik nr 1 do Regulaminu Serwisu (fachowapraca.pl/regulamin). Umowa ta określa m.in. zakres powierzenia, obowiązki Administratora Serwisu jako podmiotu przetwarzającego, zasady zgłaszania naruszeń oraz zasady usuwania danych po zakończeniu współpracy.

W ramach powierzenia Administrator Serwisu korzysta z następujących podmiotów przetwarzających dalej (podprocesorów): Supabase, Inc. (hosting), Twilio Inc. (SMS do klientów końcowych), Resend, Inc. (e-mail do użytkowników Konta, w tym zaproszenia dla pracowników; nie obejmuje klientów końcowych), Netlify, Inc. (hosting strony), PostHog, Inc. (analityka aplikacji) oraz Crisp IM SAS (czat wsparcia). O zamiarze dodania lub zmiany podprocesora użytkownicy są informowani drogą e-mailową z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.

§ 9. Informacja dla klientów końcowych firm korzystających z Serwisu

Jeżeli otrzymałeś(-aś) wiadomość SMS z linkiem do strony w domenie fachowapraca.pl (w tym app.fachowapraca.pl), np. z prośbą o potwierdzenie wizyty, oznacza to, że firma instalacyjna lub serwisowa, z której usług korzystasz, używa FachowaPraca do organizacji swojej pracy.

• Administratorem Twoich danych osobowych jest ta firma – to ona zdecydowała o wprowadzeniu Twoich danych do systemu i o wysyłce powiadomienia. Nazwa firmy znajduje się w treści wiadomości.
• FachowaPraca (Administrator Serwisu) przetwarza Twoje dane wyłącznie na zlecenie tej firmy, jako podmiot przetwarzający, i nie wykorzystuje ich do własnych celów, w szczególności marketingowych.
• Na stronie potwierdzenia wizyty rejestrowany jest wyłącznie fakt potwierdzenia lub prośby o zmianę terminu wraz z datą i godziną; nie są zapisywane żadne dodatkowe dane.
• Z prawami opisanymi w § 7 (dostęp, sprostowanie, usunięcie, sprzeciw) możesz zwrócić się bezpośrednio do firmy, która Cię obsługuje. Jeśli skontaktujesz się z nami, przekażemy Twoje żądanie tej firmie i – w zakresie, w jakim to możliwe – pomożemy w jego realizacji.

§ 10. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zniszczeniem, w szczególności:

• szyfrowanie połączeń za pomocą protokołu TLS,
• szyfrowanie danych w spoczynku u dostawcy hostingu,
• szyfrowane przechowywanie haseł (hashing),
• rozdzielenie danych poszczególnych firm oraz role dostępu w aplikacji (pracownik widzi tylko przypisane mu zlecenia),
• ograniczony dostęp do danych przez pracowników i współpracowników (zasada minimalnych uprawnień),
• regularne tworzenie kopii zapasowych,
• monitorowanie bezpieczeństwa infrastruktury serwerowej.

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych Administrator postępuje zgodnie z art. 33 i 34 RODO, a w odniesieniu do danych powierzonych – informuje użytkownika (administratora tych danych) w terminie określonym w umowie powierzenia.

§ 11. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Prywatności, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, zmiany zakresu usług lub zmiany dostawców. O istotnych zmianach użytkownicy posiadający Konto będą informowani drogą e-mailową z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.

Aktualna wersja Polityki Prywatności jest zawsze dostępna pod adresem: fachowapraca.pl/polityka-prywatnosci.

§ 12. Postanowienia końcowe

Niniejsza Polityka Prywatności podlega prawu polskiemu. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy RODO oraz polskiej ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.